La mudanza de oficina conllevan muchos quebraderos de cabeza. Si próximamente te enfrentas a una, no dejes de leer este artículo que hoy proponemos en el blog de nuestra empresa de mudanzas en Alicante.
Es importante que tengas en cuenta que la clave para realizar la mudanza de un negocio es establecer algunas pautas que ayuden a motivar y coordinar a todo el personal… ¡Sigue leyendo!
Planificar la mudanza de oficina
Para empezar te recomendamos crear una línea de tiempo que permita establecer todas las etapas necesarias para realizar la mudanza. Para ello tendrás que reunirte con el resto del equipo. Si es una oficina pequeña, necesitarás al menos tres meses para prepararte. Para una oficina mediana o grande, el tiempo promedio de preparación es por lo menos, de seis a ocho meses. La clave es comenzar lo antes posible.
El siguiente paso es recopilar toda la información sobre el nuevo espacio. Trata de obtener planos o cualquier mapa que pueda identificar componentes clave: tomas de corriente, espacio de almacenamiento, etc. Esto es lo más importante para determinar el nuevo diseño de oficina.
Haz una lista de posibles problemas con el nuevo espacio, señala si va a haber un área de recepción más pequeña, si vas a tener menos área de almacenamiento o quizás un espacio abierto más grande. Podría ser necesario contratar carpinteros o pintores… Asegúrate de que no sea necesario realizar cambios adicionales antes de la mudanza.
Reúne a tu equipo antes de la mudanza
Para mudanzas de oficinas medianas a grandes, designa (o pide voluntarios) a alguien de cada departamento o para coordinar su área en particular. Podrías asignárselo al supervisor o gerente del departamento, quien puede asegurarse de que cada empleado asuma la responsabilidad de empacar su escritorio, archivos y artículos personales. Para oficinas más pequeñas, puedes estar solo. Si es así, identifica algunas personas clave que puedan ayudarte a coordinar la mudanza.
Ten reuniones regulares
Establece reuniones regulares y asegúrate de que los empleados sean notificados y sepan todo lo que deben hacer para empacar su oficina o área de trabajo. Es importante mantener a todos informados para limitar cualquier preocupación o inquietud: La mudanza de una oficina es estresante para todos los involucrados, especialmente si no se comunican las decisiones.
Haz una lista de contactos
Deberás asegurarte de que todas las personas con las que haces negocios están al tanto de la mudanza; tanto proveedores como clientes deben saber que estáis sumergidos en este proceso. Es buena idea asignar esta tarea a una persona para que supervise, notifique a los clientes y envíe las comunicaciones pertinentes sobre a dónde os mudaréis y cómo operará la empresa durante la mudanza. Dicha información es esencial.
Si decides optar por una empresa de mudanzas debes asegurarte de que ésta sea fiable.
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